Sistem Maklumat Mail Merge

Sistem ini lebih fleksibel dalam penghasilan output maklumat yang banyak misalnya sijil dan surat akuan. Kalau hendak mencetak sijil, maklumat yang diperlukan mengikut apa yang dikehendaki pada sijil tersebut. Pastinya akan terdapat senarai panjang nama-nama yang perlu ditaip dan dicetak pada sijil tersebut. Keperluan ini banyak terdapat di organisasi yang ramai terlibat dengan orang awam, misalnya di sekolah para guru perlu menyediakan sijil-sijil untuk setiap nama pelajar. Apa jua jenis sijil sekalipun jika ditaip satu persatu memang membebankan. Kenapa tidak saja membuat pengkalan data yang mengandungi maklumat-maklumat yang dikehendaki pada sijil tersebut.


Pertama kali yang perlu kita buat adalah mewujudkan satu pengkalan data maklumat menggunakan program microsoft excell. Lihat contoh gambar di atas. Data-data yang diperlukan adalah seperti bilangan, nama, alamat, nombor telefon, pekerjaan dan nombor kad pengenalan. Dimana tajuk bagi setiap maklumat itu ditebalkan hurufnya pada kedudukan barisan (row) pertama. Sebelum itu, kita perlu tahu dahulu apakah maklumat yang perlu diisi dalam sijil atau surat akuan yang hendak kita cetak kelak. Jadi, maklumat dalam pengkalan data itu berdasarkan maklumat yang perlu ada pada sijil atau surat akuan. Setelah siap, 'save' kan data excell ini dengan tajuk yang sesuai misalnya 'biodata'.


Langkah seterusnya adalah dengan mewujudkan satu salinan rupabentuk sijil ke dalam program microsoft yang sesuai, untuk itu saya gunakan publisher. Sekiranya kita hendakkan ketepatan kedudukan cetakan seperti pada kertas khas sijil, yang perlu dilakukan adalah tekan butang insert picture dan pilih 'from scanner'. 'Scan' satu lampiran sijil kosong untuk dijadikan sebagai background lampiran digital publisher bersaiz A4.

Pada background salinan sijil itulah kita masukkan text box bagi mengisi data yang terdapat pada pengkalan data excell yang telah kita buat tadi. Dengan beberapa langkah tertentu untuk mengaktifkan hubungan dengan data dari excell tersebut, maka hasilnya adalah seperti pada gambar di atas di mana pada sebelah kiri merupakan butang kawalan untuk menukar nama bagi setiap cetakan yang dibuat. Lihat pada tanda bulatan bujur merah anak panah nombor 1 diatas, terdapat simbol <<>> bagi menukar nama pada ruang maklumat yang terdapat pada sijil atau surat akuan tersebut seperti yang ditandakan dengan bulatan bujur merah anak panah nombor 2.

Bagi membuat cetakan caranya seperti biasa iaitu tekan butang print saja, untuk mencetak sijil bagi nama seterusnya tekan butang >> kemudian tekan butang print. Begitulah seterusnya, tiada masalah untuk menyelesaikan tugas mencetak sijil dalam masa yang singkat dengan cara yang cekap dan pantas tanpa perlu menaip berkali-kali pada sijil asal. Semuanya dilakukan oleh komputer dan printer. Kita hanya memberi arahan saja pada sistem komputer tersebut.