Sistem ini adalah atas inisiatif sendiri mula dibangunkan sejak 2009 untuk mempermudahkan pengurusan sumber maklumat untuk data stok. Di pasaran luar memang banyak perisian-perisian untuk tujuan ini tapi itu semua memerlukan kos yang bukan sedikit jumlah harganya belum lagi termasuk latihan. Memang diakui perisian di pasaran itu lengkap dan canggih tapi memandangkan keperluan hanya untuk mengumpul maklumat dalam satu sistem pengkalan data, maka memadailah perisian Microsoft Access digunakan dan dengan sedikit pengetahuan boleh membina sistem pengkalan data sendiri.
Sebagai perkongsian ilmu, gambar di atas merupakan menu utama untuk semua akses yang telah dibina mengikut keperluan. Hanya dengan klik saja maka akses akan masuk ke sistem maklumat berkaitan misalnya untuk Daftar Penerimaan, Daftar Stok ataupun boleh terus ke Borang-borang berkaitan seperti borang KEW PA-3. Jika hendak mengetahui senarai keseluruhan maklumat-maklumat yang didaftarkan juga boleh terus ke akses maklumat berkenaan.
Gambar di atas adalah untuk Akses Daftar Penerimaan Stok, perihal stok yang diterima diisi di setiap petak putih. Akses ini sebenarnya adalah untuk memudahkan maklumat apa yang perlu diisi dan ia adalah sebahagian daripada sistem pengkalan data maklumat-maklumat yang diperlukan. Akses ini menjadi lebih mudah dengan fungsi carian hanya dengan menaip nama stok yang dikehendaki dan paparan maklumatnya akan muncul.
Jika menggunakan cara biasa sama ada secara buku atau fail sudah tentu mengambil masa yang lama untuk membelek-belek helaian kertas dan mencari fail yang berada di sana sini dalam sistem fail. Cara konvensional itu masih lagi digunakan tapi hanya sekadar untuk mengikut syarat saja iaitu mesti ada sistem fail berbentuk fizikal bagi tujuan pemeriksaan pihak atasan.
Sistem ini tidak terhad kepada pengumpulan maklumat dalam pengkalan data saja, ia juga boleh memberikan output yang dikehendaki oleh standard Kementerian iaitu dalam bentuk Kad atau Borang seperti KEW PA-3 dan Kad Petak. Kad dan borang inilah yang akan disimpan dalam fail untuk pemeriksaan. Seperti penggunaan biasa, kad-kad dan borang-borang ini boleh dicetak seperti apa yang dikehendaki dengan maklumat-maklumat yang diperlukan (lihat gambar di atas).
Untuk gambar dibawah pula adalah senarai keseluruhan maklumat-maklumat stok, sama ada kita mahukan maklumat mengikut tahun atau syarikat atau jenis maklumat sama ada untuk inventori, harta modal, bekalan pejabat, semuanya boleh dilihat secara berasingan dengan sistem yang sama. Senarai-senarai ini berguna bagi tujuan untuk membuat laporan dan prestasi perbelanjaan mengikut pembekal atau kategori. Jadi, kita tau bagaimana kedudukannya.
Kesimpulannya, melalui sistem ini kemasukan maklumat hanya dibuat sekali saja melalui akses daftar penerimaan. Dengan maklumat yang sama ia boleh digunakan untuk membuat pelbagai keperluan lain sama ada untuk diisi dalam borang, dalam kad, laporan prestasi ataupun jika ada sebarang pertanyaan atau ingin mengetahui maklumat tertentu di dalam daftar stok boleh buat carian pantas. Mungkinkah ini boleh dikatakan sebagai inovasi dalam kerja. Tak kiralah sama ada dihargai atau tidak, yang penting dalam melakukan tugasan kita seronok dan mampu melaksanakan sesuatu tugasan dengan cekap dan berkesan melalui bantuan teknologi ICT.
Tiada ulasan:
Catat Ulasan